Najczęściej zadawane pytania o PFRON – wszystko, co musisz wiedzieć

W naszej codziennej pracy często spotykamy się z pytaniami dotyczącymi PFRON. Wielu pracodawców nie do końca wie, jakie mają obowiązki oraz jakie korzyści wynikają z zatrudniania osób z niepełnosprawnościami. Zauważyliśmy, że pewne pytania pojawiają się szczególnie często. Dlatego postanowiliśmy zebrać je w jednym miejscu i udzielić klarownych odpowiedzi.

Czym właściwie jest PFRON?

PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, to instytucja, której głównym celem jest wspieranie aktywizacji zawodowej i społecznej osób z niepełnosprawnościami. Fundusz działa na podstawie Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z 1997 roku. Głównymi celami powstania Funduszu są wyrównywanie szans i poszanowanie praw osób niepełnosprawnych poprzez usuwanie barier w życiu codziennym, nauce, pracy i pełnieniu ról społecznych.

Co to oznacza w praktyce?

• PFRON pomaga osobom z niepełnosprawnościami – ułatwia im znalezienie pracy, rozwój zawodowy i codzienne funkcjonowanie.
• Wspiera firmy zatrudniające osoby z orzeczeniem – pracodawcy mogą liczyć na różne formy dofinansowania oraz ulgi finansowe.
• Motywuje firmy do tworzenia bardziej dostępnych miejsc pracy – umożliwia refundację dostosowania stanowisk, np. poprzez zakup odpowiedniego sprzętu czy oprogramowania.

PFRON jest finansowany z obowiązkowych wpłat pracodawców, którzy nie zatrudniają wystarczającej liczby osób z niepełnosprawnościami. Jednocześnie oferuje mechanizmy, dzięki którym firmy mogą obniżyć lub całkowicie zniwelować te wpłaty – np. poprzez zatrudnienie pracowników z orzeczeniem i skorzystanie z dofinansowania.

W kolejnych częściach tego artykułu odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania: Czy Twoja firma musi płacić składkę? Jakie dofinansowanie można uzyskać? Czy każda osoba z orzeczeniem kwalifikuje się do wsparcia?

Czy moja firma musi płacić składkę na PFRON?

Pracodawca jest zobowiązany do wpłat na PFRON, jeśli zatrudnia co najmniej 25 pracowników na pełen etat, a jednocześnie nie osiąga wskaźnika 6% zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Obowiązkowe wpłaty składek na PFRON reguluje podstawie Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z 1997 roku. Ustawa stanowi, że pracodawca który zatrudnia co najmniej 25 pracowników na pełen etat i jednocześnie nie osiąga wskaźnika 6% zatrudnienia osób niepełnosprawnych, jest zobowiązany do dokonania takiej wpłaty. Wysokość wpłaty jest zmienna i wylicza się ją na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce. W lutym 2025 roku kwota wpłaty wynosi 3 317,70 złotych za każdy jeden brakujący etat, kwota ta może ulec zminimalizowaniu do zera.

Jeśli interesuje Cię wyliczenie oszczędności, jakie możesz uzyskać przez zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami zapraszamy do skorzystania z naszych bezpłatnych kalkulatorów.

Czy mogę dostać dofinansowanie do wynagrodzenia moich pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności?

Dofinansowanie wynagrodzeń przysługuje każdemu pracodawcy zatrudniającemu osoby niepełnosprawne na umowę o pracę. Jeśli Twoja firma ma mniej niż 25 pracowników, możesz ubiegać się o wsparcie bez dodatkowych warunków. Jeśli zatrudniasz więcej osób, musisz osiągnąć minimum 6% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Możesz starać się o dofinansowanie wynagrodzenia każdego pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności pod warunkiem że zatrudniasz mniej niż 25 osób na etacie. W przypadku większej liczby zatrudnionych ubieganie się o dofinansowanie uzależnione jest od osiągnięcia wskaźnika 6% zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Pracodawca może wliczyć pracownika do zatrudnienia osób niepełnosprawnych dopiero po otrzymaniu jego orzeczenia o niepełnosprawności. Dokument ten musi być wydany przez:

• miejski, powiatowy lub wojewódzki zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności,
• lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – w przypadku orzeczenia o niezdolności do pracy.

Pracodawca wlicza pracownika do stanu zatrudnionych osób niepełnosprawnych w momencie, gdy ten przedstawi stosowne orzeczenie. W momencie posiadania dokumentów o statusie osoby niepełnosprawnej, braku posiadania zaległości wobec funduszu oraz terminowemu uiszczaniu kosztów pracy,  pracodawca za pośrednictwem platformy SODIR składa wniosek o dofinansowanie wynagrodzeń za miesiąc w którym nastąpiło wypłacenie wynagrodzenia pracownika.

Jakie kwoty mogę dostać z PFRON na dofinansowanie wynagrodzenia?

Kwoty miesięcznych dofinansowań do wynagrodzeń z funduszu są ustalane na podstawie rozporządzania. Wysokość dofinansowania zależy od stopnia niepełnosprawności oraz wymiaru etatu. Aktualne stawki (2025):

• 2 760 zł – w przypadku pracowników ze  znacznym stopniem niepełnosprawności,
• 1 550 zł – w przypadku pracowników z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności,
• 575 zł – w przypadku pracowników z lekkim stopniem niepełnosprawności.

Kwoty te są bazowe i mogą ulec zwiększeniu w przypadku wyszczególnionych schorzeń, przyczyn niepełnosprawności i dodatkowo można otrzymać wsparcie w wysokości:

• + 1380 zł przy stopniu znacznym (łącznie 4140 zł),
• + 1035 zł przy stopniu umiarkowanym (łącznie 2585 zł),
• + 690 zł przy stopniu lekkim (łącznie 1265 zł).

Jeśli pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności, na którego dofinansowanie się ubiegamy, jest zatrudniony na część etatu to kwota dofinansowania jest proporcjonalna do wysokości tego etatu.

Czy mogę zatrudnić osobę która ma wpisaną „całkowitą niezdolność do pracy” lub „pracę w warunkach chronionych” jeśli nie jestem zakładem pracy chronionej?

Tak, ale pod pewnymi warunkami. Całkowita niezdolność do pracy (ZUS) jest równoznaczna z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności i nie wyklucza zatrudnienia. Kluczową decyzję podejmuje lekarz medycyny pracy, który ocenia, czy kandydat może wykonywać dane obowiązki.

Posiadane przez pracownika orzeczenie wydawane przez ZUS ma zazwyczaj dwa rodzaje wpisu: częściową lub całkowitą niezdolność do pracy. Orzeczenie z ZUS jest równoważne z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności. Całkowita niezdolność do pracy jest tożsama z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Mimo wpisania w dokumencie niezdolności do pracy, pracownik taki może podjąć zatrudnienie w firmie na postawie orzeczenia wydawanego przez lekarza medycyny pracy. To właśnie ten lekarz w dużej mierze decyduje czy kandydat poradzi sobie na danym stanowisku pracy. 

W orzeczeniach o stopniu niepełnosprawności często można spotkać zapis o pracy w warunkach chronionych. Osoby z taką informacją jak najbardziej można zatrudnić, należy tylko odpowiednio dostosować jej stanowisko pracy np.: poprzez zapewnienie odpowiedniego monitora.

Czy mogę dostać dofinansowanie do niepełnosprawnego studenta który jest na umowie zlecenie?

Nie. Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych przysługuje wyłącznie pracodawcom zatrudniającym osoby niepełnosprawne na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z definicją, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Dofinansowanie nie obejmuje natomiast osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa o dzieło czy umowa zlecenia.

Czy ubieganie się o dofinansowanie do wynagrodzeń wymaga dużej ilości formalności?

Tak, ale proces jest do przejścia! Aby ubiegać się o dofinansowanie, musisz:

• Zatrudniać pracownika na umowę o pracę
• Mieć jego orzeczenie o niepełnosprawności
• Złożyć wniosek przez system SODiR
• Prowadzić odpowiednią dokumentację

Ubieganie się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych wiąże się z kilkoma wymogami formalnymi dla pracodawcy.

W pierwszej kolejności pracownik niepełnosprawny musi być zatrudniony przez tego pracodawcę na podstawie umowy o pracę (umowy cywilnoprawne nie kwalifikują się). Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników muszą osiągnąć wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie min. 6%.

Pracodawca w aktach osobowych pracownika musi posiadać dokument potwierdzający status osoby niepełnosprawnej, takim dokumentem jest orzeczenie o niepełnosprawności, orzeczenie o częściowej lub całkowitej niezdolności do pracy z ZUS, orzeczenie z KRUS/MON/MSWiA.

Pracodawca musi wykazać, że zatrudnienie osoby niepełnosprawnej wiązało się ze wzrostem zatrudnienia (metoda ilościowa) lub zastąpieniem innego pracownika (metoda jakościowa). Najlepiej w tym wypadku posiadać informacje o stanie zatrudnienia.

Wniosek o dofinansowanie należy złożyć w pierwszym możliwym terminie (np. za pierwszy miesiąc zatrudnienia), za pośrednictwem platformy elektronicznej udostępnionej przez PFRON.

Pracodawcy często nie wiedzą, jak radzić sobie z obowiązkiem wpłat na Fundusz czy też jak uzyskać dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Często odpowiedzi na te pytania bywają skomplikowane i wymagają fachowej wiedzy, doradztwa w tym zakresie. Jeśli interesuje cię tematyka PFRON skontaktuj się z Naszymi ekspertami lub zapoznania się z ofertą współpracy z nami.

Rafał Rybczyk
Konsultant ds. Rekrutacji
+48 578 206 500
rafal.rybczyk@hrquality.pl