Od abstrakcji do Excela (Część 1): jak 22,5 etatu zajmowanego przez ON skreśla firmę z listy płatników PFRON
Co miesiąc tysiące polskich firm przelewają do PFRON kwoty, które spokojnie mogłyby sfinansować nową linię produkcyjną, flotę aut służbowych albo solidną podwyżkę dla załogi. Dlaczego? Bo traktują zatrudnianie osób z niepełnosprawnością jak szczytną ideę – a nie konkretne i bardzo policzalne narzędzie optymalizacji kosztów. Poniżej, krok po kroku, pokażemy prawdziwy przypadek średniej fabryki: od „płacimy, bo musimy” do „zatrudniamy i to się opłaca”.
Zatrudnienie pracowników z niepełnosprawnością od abstrakcji do konkretnych liczb
Wyobraźmy sobie firmę, która zatrudnia 407 pracowników, któraprzez lata nie miała w zespole ani jednej osoby z niepełnosprawnością, więc co miesiąc przelewała do PFRON wysoką – i zdaniem wielu „niewidzialną” – kwotę. Zanim pokażemy, jak to zmienić, najpierw policzmy skąd w ogóle biorą się te liczby.
Skąd bierze się obowiązkowa wpłata na PFRON: podstawa prawna
Obowiązek wynika z art. 21 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Przepis stanowi, że każdy pracodawca, który:
- zatrudnia co najmniej 25 etatów (FTE), a
- nie osiąga 6 % wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością
musi co miesiąc wpłacać do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) kwotę obliczoną według konkretnego wzoru.
Ustawodawca traktuje ją nie jako „karę”, lecz jako mechanizm zachęcający: jeśli nie zatrudniasz osób z ON, dokładasz się finansowo do tych, którzy to robią (bo z Funduszu wypłacane są później m.in. dopłaty do wynagrodzeń).
Wzór – skąd dokładnie bierze się liczba na przelewie?
Wpłata miesięczna = 40,65% × Pw × [(Zogółem×6%)−ZON]
| Symbol | Znaczenie |
| 40,65 % | Stały przelicznik wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy |
| Pw | Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału (ogłasza GUS) |
| Zogółem | Średni stan zatrudnienia ogółem (w przeliczeniu na pełne etaty) |
| ZON | Liczba etatów zajętych przez osoby z niepełnosprawnością |
Aktualna stawka PFRON „za jeden brakujący etat” (czerwiec–sierpień 2025)
- Przeciętne wynagrodzenie I kw. 2025: 8 962,28 zł
- 40,65 % z tej kwoty → 3 643,17 zł
To właśnie 3 643,17 zł pomnożone przez liczbę brakujących etatów ON trafia co miesiąc do PFRON.
Termin i tryb płatności na PFRON
- 31. dzień miesiąca – tyle maksymalnie ma pracodawca na złożenie deklaracji DEK-IIa oraz uregulowanie wpłaty za miesiąc poprzedni.
- Operację wykonuje się elektronicznie w SODiR-PFRON; dane trzeba archiwizować na wypadek kontroli.
Tak więc „wpłata na PFRON” nie jest podatkiem od całego zatrudnienia, lecz wyliczoną różnicą pomiędzy stanem faktycznym a wymaganym 6 %. Gdy firma domyka tę lukę, obowiązek znika – a środki mogą trafić z powrotem do niej w postaci dofinansowań do płac pracowników ON.
Skoro ustaliliśmy skąd bierze się wpłata i jak ją obliczyć wróćmy do naszej firmy zatrudniającej 407 pracowników. Jakie wpłaty ponosi ona na rzecz PFRON?
Jakie wpłaty na PFRON ponosi firma zatrudniająca 407 pracowników
Dane wejściowe
| Wielkość | Wartość |
| Przeciętne wynagrodzenie I kw. 2025 | 8 962,28 zł |
| Współczynnik z ustawy (art. 21) | 40,65 % przeciętnego wynagrodzenia |
| Stawka „za 1 brakujący etat” | 8 962,28 zł × 40,65 % = 3 643,17 zł |
Obliczenie progu i „brakujących” etatów
| Struktura zatrudnienia | Faktyczna liczba etatów ON | Brakujące etaty (24,42−ZON) |
| 0 etatów ON (firma nigdy nie zatrudniała ON) | 0,0 | 24,42 |
| Struktura zatrudnienia | Miesięczna wpłata | Roczna wpłata (Miesięczna wpłata × 12) |
| 0 etatów ON | 24,42 × 3 643,17 zł = 88 966 zł | 1 067 594 zł |
*Kwoty zaokrąglono do pełnych złotych.
Co dla firmy zatrudniającej 407 pracowników oznacza brak osób z niepełnosprawnościami na liście płac?
Firma zatrudniająca 407 pracowników, która nie zatrudnia ani jednej osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności ponosi miesięczny koszt PFRON w wysokości 88 966 złotych, co w skali roku daje nam aż 1 067 594 zł!
Obowiązek wpłat na PFRON to instrument ustawowy, który „przekłada” brak zatrudnienia osób z niepełnosprawnością na wymierny koszt finansowy. Dla dużej firmy z 407 etatami stawka za każdy nieobsadzony etat ON wynosi obecnie 3 643 zł miesięcznie. Zatrudniając osoby z ON, przedsiębiorca może nie tylko tę kwotę wyzerować, lecz także sięgnąć po dotacje płacowe – od 575 do 4 140 zł miesięcznie za etat, w zależności od stopnia i rodzaju niepełnosprawności.
Krok 1: jak decyzja o zatrudnieniu pierwszych pracowników ON zmienia firmę i arkusz kalkulacyjny
Po latach rutynowego przelewania blisko 90 tys. zł miesięcznie do PFRON zarząd postanawia: „sprawdźmy, co się stanie, jeśli zamiast płacić – zatrudnimy”. Dział HR uruchamia więc rekrutację 22,5 etatów dla osób z niepełnosprawnościami, czyli dokładnie tylu etatów, ile trzeba, by realnie obniżyć wpłatę funduszową, a jednocześnie przetestować procedury onboardingu osób z niepełnosprawnością.
Decyzja w liczbach: pierwszy rzut oka na efekt kosztowy
Poniżej widać, jak sama zmiana stanu zatrudnienia (przy niezmienionej liczbie 407 etatów ogółem) przekłada się na obowiązkową wpłatę:
| Parametr | Przed (0 etatów ON) | Po (22,5 etatów ON) | Oszczędność |
| Wskaźnik ON | 0 % | 5,53 % | + 5,53 pp |
| Brakujące etaty do 6 % | 24,42 | 1,92 | – 22,5 |
| Wpłata na PFRON / m-c | 88 966 zł | 6 995 zł | – 81 971 zł |
| Wpłata na PFRON / rok | 1 067 594 zł | 83 939 zł | – 983 655 zł |
Już pierwszy miesiąc po wdrożeniu projektu przynosi ponad 80 tys. zł oszczędności. To pieniądze, które dotąd znikały z budżetu, a teraz… zostają na koncie firmy.
Kim są nowi pracownicy? Struktura 22,5 etatów dla osób z niepełnosprawnościami
Rekrutacja nie była przypadkowa: firma poszukiwała kompetencji, które przydadzą się w logistyce, utrzymaniu ruchu i kontroli jakości. W poniższej tabeli pokazujemy, że nie każdy etat przynosi tyle samo wsparcia – stopień i charakter orzeczenia decydują o wysokości dopłaty, a firma może strategicznie planować rekrutacje, by jak najlepiej łączyć potrzeby biznesu z możliwościami systemu PFRON.
| Stopień / kod „spec.” | Liczba FTE | Stawka za 1 FTE | Rachunek | Potencjalna dopłata / m-c* |
| Lekki (brak „spec.”) | 7,0 | 575 zł | 7 × 575 = | 4 025 zł |
| Lekki + „spec.” | 3,0 | 1 265 zł (575 + 690) | 3 × 1 265 = | 3 795 zł |
| Umiarkowany | 7,0 | 1 550 zł | 7 × 1 550 = | 10 850 zł |
| Umiarkowany + „spec.” | 2,5 | 2 585 zł (1 550 + 1 035) | 2,5 × 2 585 = | 6 462,50 zł |
| Znaczny (brak „spec.”) | 3,0 | 2 760 zł | 3 × 2 760 = | 8 280 zł |
| Suma | 22,5 | — | — | 33 412,50 zł |
*Dopłaty pozostają „zablokowane”, dopóki firma nie przekroczy 6 %. Jak je odblokować – to już temat kolejnego kroku.
Co tak naprawdę zyskała firma po etapie 1?
- Natychmiastowa redukcja kosztu PFRON – ~ 82 tys. zł każdego miesiąca.
- Dane do raportu ESG – wskaźnik S skacze z 0 % do 5,53 %.
- Przetestowany proces rekrutacji i adaptacji osób ON: know-how, które ułatwi domknięcie kolejnych 2 etatów.
Kolejny krok – zatrudnić brakujące dwa etaty, wykazać efekt zachęty i złożyć wniosek WN-D, by zamienić oszczędność w pełne 6 % oraz dodatkowe 8 280 zł dopłaty miesięcznie.
Tak właśnie abstrakcyjne „temat-widmo” staje się linią w budżecie, którą każdy CFO zobaczy i doceni.
Podsumowanie
Wystarczyło 22,5 etatu, by miesięczna danina do Funduszu spadła z prawie 89 tys. zł do niespełna 7 tys. zł – a rocznie w firmowej kasie zostało ponad 980 tys. zł. Ale to dopiero rozgrzewka. Prawdziwe korzyści zaczynają się wtedy, gdy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością przekroczy magiczne 6 %. Co zrobić, by domknąć brakujące dwa etaty – i przekształcić oszczędność w dodatkowy przychód? O tym w drugiej części – już za tydzień.
Masz pytania? Nasi eksperci są gotowi pomóc!
Pobierz darmowy e-book i przekonaj się, jak łatwo możesz skorzystać z dofinansowania!
