Redukcja kosztów PFRON do zera w 30 dni – case study sieci handlowej

Redukcja kosztów PFRON to temat, który regularnie wraca w rozmowach z zarządami i działami finansowymi firm rozwijających swoje zespoły. Wraz ze wzrostem zatrudnienia rosną bowiem nie tylko potrzeby operacyjne, ale również obowiązkowe wpłaty na PFRON, które w skali roku mogą sięgać setek tysięcy złotych.

Ostatnio na naszym LinkedInie wyjaśnialiśmy, jak w praktyce wygląda proces rekrutacji stałej pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności – krok po kroku, z uważnością na potrzeby biznesu i z poszanowaniem potencjału człowieka. Czas zastanowić się, jak ten proces przekłada się na konkretne liczby i realne oszczędności.

W tym case study opisujemy, w jaki sposób dobrze zaplanowana rekrutacja oraz świadome zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami pozwoliły na redukcję kosztów PFRON do zera w ciągu 30 dni, bez destabilizacji organizacji i bez kompromisów po stronie jakości pracy. Bo inkluzja nie jest działaniem charytatywnym. To strategia biznesowa, która, jeśli jest dobrze zaplanowana, naprawdę się opłaca.

Redukcja kosztów PFRON w praktyce – punkt wyjścia firmy

Klientem była rodzinna sieć handlowa działająca od 2010 roku. Firma konsekwentnie rozwijała swoją działalność i dziś funkcjonuje już w 13 województwach, zatrudniając 107 pracowników na umowę o pracę.

Firma systematycznie zwiększała liczbę punktów sprzedaży i zatrudnienie, rozszerzając działalność na kolejne województwa. Wraz z tym wzrostem pojawił się jednak stały, comiesięczny koszt wpłat na PFRON, który w skali roku sięgał 276 000 zł i nie przekładał się na rozwój zespołu ani na jakość pracy czy dalszy rozwój organizacji.

Dlaczego koszty PFRON rosły wraz z rozwojem organizacji

Przy ówczesnej strukturze zatrudnienia firma co miesiąc odprowadzała na PFRON średnio 23 000 zł. Był to koszt powtarzalny, niezależny od wyników sprzedaży czy efektywności zespołów. Wynikał bezpośrednio z obowiązujących przepisów.

Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników są zobowiązani do dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON, jeżeli nie osiągają wskaźnika 6% zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. Wysokość tej wpłaty uzależniona jest m.in. od wysokości przeciętnego wynagrodzenia oraz liczby etatów zapełnionych przez osób z orzeczeniem o niepełnosprawności.

W praktyce oznaczało to, że przy obowiązującym modelu zatrudnienia każdy nowy etat zwiększał wysokość miesięcznej wpłaty na PFRON.

Cel biznesowy – redukcja kosztów PFRON bez destabilizacji firmy

Celem współpracy była pełna redukcja kosztów PFRON w możliwie najkrótszym czasie. Kluczowe było zachowanie ciągłości pracy zespołów oraz brak ryzyka po stronie formalnej i organizacyjnej. Nie chodziło o zatrudnienie „dla wskaźnika”. Chodziło o realne wzmocnienie firmy poprzez obsadzenie stanowisk, które faktycznie były potrzebne biznesowi.

Jak rozpoczęliśmy redukcję kosztów PFRON – analiza struktury zatrudnienia

Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza struktury zatrudnienia oraz bieżących potrzeb firmy. Już na tym etapie okazało się, że w organizacji istniały niewypełnione wakaty na stanowiskach Specjalisty ds. Marketingu / Grafika oraz Specjalisty ds. Wsparcia Operacyjnego – role wynikające z realnych potrzeb operacyjnych i marketingowych, które od dłuższego czasu pozostawały nieobsadzone.

Analiza stanowisk pokazała, że zakres tych ról, sposób organizacji pracy oraz wymagane kompetencje pozwalają na ich efektywne wykonywanie także przez osoby z niepełnosprawnościami. W praktyce oznaczało to otwarcie rekrutacji na kandydatów z orzeczeniem, przy zachowaniu tego samego zakresu zadań, odpowiedzialności i kryteriów oceny pracy.

Nasze doświadczenie pokazuje, że ograniczenie w jednym obszarze bardzo często nie ma znaczenia w innym. Stanowiska biurowe oraz role realizowane w trybie zdalnym dają osobom z niepełnosprawnościami realne możliwości rozwoju zawodowego bez wpływu na sposób i efekty wykonywanej pracy. Dlatego kluczowym elementem procesu był audyt stanowisk pracy, który pozwolił precyzyjnie określić zakres obowiązków, organizację pracy i warunki środowiskowe, tak aby stanowiska były rzeczywiście dopasowane do kompetencji kandydatów.

Dobrze zaplanowane role pozwalają skupić się na potencjale i doświadczeniu człowieka, zamiast na formalnych ograniczeniach

Rekrutacja osób z niepełnosprawnościami, jako element redukcji kosztów PFRON

Proces rekrutacyjny obejmował:

• dokładne określenie profilu kompetencyjnego obu stanowisk,
• aktywną rekrutację z wykorzystaniem naszej bazy kandydatów oraz działań sourcingowych,
• rozmowy rekrutacyjne i selekcję kandydatów,
• weryfikację stopnia niepełnosprawności i schorzeń szczególnych,
• pełną obsługę formalno-prawną zatrudnienia.

Przeanalizowaliśmy również wpływ decyzji rekrutacyjnej na poziom wpłat na PFRON, tak aby klient dokładnie wiedział, jakie konsekwencje finansowe przyniesie zatrudnienie konkretnych osób.

Efekty rekrutacji – redukcja kosztów PFRON do zera w 30 dni

Proces rekrutacyjny spotkał się z bardzo dużym zainteresowaniem kandydatów. W efekcie otrzymaliśmy wiele zgłoszeń o wysokiej jakości.

Ostatecznie zatrudniono:

• Specjalistę ds. Wsparcia Operacyjnego – stopień znaczny, schorzenie szczególne
• Specjalistę ds. Marketingu / Grafika – stopień umiarkowany, schorzenie szczególne

Żadna z tych niepełnosprawności nie była przeszkodą w wykonywaniu obowiązków na danym stanowisku. Decydujące znaczenie miały kompetencje, doświadczenie i dopasowanie do potrzeb organizacji.

W konsekwencji efekt finansowy był jednoznaczny: miesięczne wpłaty na PFRON zostały zredukowane z 23 000 zł do 0 zł.

Rachunek zysków – korzyści jakie daje inkluzja

Korzyści finansowe:

• redukcja wpłat na PFRON do zera,
• 276 000 zł oszczędności w skali roku,
• trwałe zmniejszenie kosztów stałych.

Korzyści pozafinansowe:

• wzmocnienie obszarów operacyjnych i marketingowych,
• odciążenie istniejących zespołów,
• realizacja polityki różnorodności i włączania,
• pełne bezpieczeństwo formalno-prawne całego procesu.

Ten case pokazuje, że redukcja kosztów PFRON nie musi być działaniem jednorazowym. Może stać się elementem długofalowej strategii zarządzania zespołem i kosztami, jeśli jest oparta na analizie i realnych potrzebach organizacji.

Co dalej? Jak bezpiecznie zaplanować redukcję kosztów PFRON?

Dla firm, które chcą świadomie i bezpiecznie podejść do tematu PFRON, prowadzimy szkolenia i webinary oparte na realnych przykładach z rynku. W ich trakcie pokazujemy, jak przekładać przepisy na konkretne decyzje organizacyjne i finansowe.

Z tego powodu już 29 stycznia zapraszamy na webinar poświęcony PFRON, podczas którego omawiamy, jak planować redukcję kosztów PFRON w 2026 roku w sposób zgodny z przepisami i dopasowany do potrzeb biznesu. Zainteresowanych zapraszamy do rejestracji.