Przekwalifikowanie umów cywilnoprawnych na umowy o pracę – czy to realne ryzyko dla firm w 2026 roku?

Tak – ryzyko przekwalifikowania umów cywilnoprawnych na umowy o pracę jest realne i dotyczy wielu przedsiębiorców. Wstrzymanie decyzją Premiera prac nad nową ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy nie oznacza, że problem zniknął. Dlatego w 2026 roku temat pozostaje aktualny i ma wymiar czysto praktyczny.

Co decyduje o przekwalifikowaniu umów cywilnoprawnych na umowy o pracę?

O tym, czy umowa zlecenie lub współpraca B2B zostanie uznana za stosunek pracy, nie decydują planowane zmiany w prawie, lecz obowiązujące przepisy. W szczególności art. 22 Kodeksu pracy. Państwowa Inspekcja Pracy i ZUS przeprowadzają kontrole, których celem jest zbadanie czy stosowane przez firmy modele współpracy są dostosowane do obowiązujących przepisów.

Podczas webinaru „Przekwalifikowywanie umów cywilnoprawnych na umowy o pracę – ryzyka, konsekwencje i dobre praktyki” Mariola Sosin Dyrektor Zarządzająca i Prezes Zarządu HR Quality Payroll omówiła najczęstsze błędy pracodawców, realne konsekwencje finansowe oraz działania, które pozwalają dostosować model współpracy do obowiązujących przepisów prawa pracy. Dziś rozwiniemy te zagadnienia.

Podstawa prawna przekwalifikowania umów cywilnoprawnych na umowy o pracę

Niezależnie od planowanych zmian legislacyjnych, ryzyko przekwalifikowania nie zależy od nowej ustawy, lecz od art. 22 Kodeksu pracy, który obowiązuje od lat i jest stale stosowany w praktyce.

Zgodnie z tym przepisem, jeżeli praca jest wykonywana:

• pod kierownictwem pracodawcy,
• w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym,
• na jego rzecz i za wynagrodzeniem,

to mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, niezależnie od tego, jak strony nazwały zawartą umowę.

Jakie są kluczowe różnice między stosunkiem pracy a umowami cywilnoprawnymi?

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, o istnieniu stosunku pracy decyduje faktyczny sposób wykonywania pracy, a nie sama treść dokumentu.

Kluczową różnicą pomiędzy stosunkiem pracy a umowami cywilnoprawnymi (zleceniem, B2B) jest podporządkowanie pracownika pracodawcy oraz stopień kontroli nad organizacją pracy.

Jakie przesłanki nawiązania stosunku pracy określa art. 22 Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, nawiązanie stosunku pracy następuje, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

• Wykonywanie pracy określonego rodzaju – pracownik zobowiązuje się do pełnienia konkretnych funkcji lub zadań wynikających z jego stanowiska.
• Praca na rzecz pracodawcy – to pracodawca czerpie bezpośrednie korzyści z rezultatów działań pracownika i ponosi ryzyko związane z prowadzoną działalnością.
• Pod kierownictwem pracodawcy – jest to element podporządkowania, w którym pracodawca wydaje wiążące polecenia dotyczące sposobu i przebiegu pracy.
• W miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę – pracownik nie ma swobody w wyborze momentu ani lokalizacji świadczenia pracy; decyduje o tym odgórnie zatrudniający.
• Za wynagrodzeniem – pracodawca ma prawny obowiązek wypłacania pracownikowi ustalonej zapłaty za wykonaną pracę.

Kluczowe kryteria oceny dla Państwowej Inspekcji Pracy i sądów

Podczas kontroli Państwowa Inspekcja Pracy oraz sądy analizują całokształt współpracy, kładąc nacisk na realia jej wykonywania, a nie wyłącznie zapisy umowy. Celem instytucji kontrolnych jest sprawdzenie, czy respektowane są zapisy Kodeksu Pracy. Najczęściej oceniane są te elementy których sztuczne wyeliminowanie bez zmiany faktycznego sposobu współpracy nie chroni przed przekwalifikowaniem. Są to na przykład:

• Ciągłość i powtarzalność: Czy czynności są wykonywane regularnie i w sposób ciągły, co jest typowe dla etatu.
• Włączanie w struktury: czy w realiach wykonywania pracy zleceniobiorca jest traktowany analogicznie do pracowników etatowych, co może świadczyć o istnieniu modelu pracowniczego, niezależnie od formalnie przyjętej podstawy zatrudnienia. Na przykład posiada te same benefity, prawo do płatnych przerw i urlopów.
• Zasada „faktów”: Nawet zgodna wola stron nie wyłącza możliwości przekwalifikowania, jeżeli faktyczne warunki wykonywania pracy odpowiadają stosunkowi pracy.

Co warto zapamiętać?

Nie można polegać na samej nazwie umowy. Zatrudnienie w warunkach opisanych powyżej jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na to, jak strony nazwały zawartą umowę.

Nie wolno zastępować umów. Niedopuszczalne jest zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną (np. zleceniem), jeżeli zachowane są wszystkie wymienione wcześniej warunki wykonywania pracy.

Liczą się fakty. O charakterze relacji między stronami decyduje rzeczywista praktyka codziennej współpracy, a nie treść zapisów „na papierze”.

Stosunek pracy a umowy cywilnoprawne – porównanie

Jakie konsekwencje finansowe i prawne grożą firmie za błędne określenie formy współpracy?

Skutki błędnego wyboru umowy

Błędne określenie formy współpracy – czyli zawarcie umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia lub B2B) w warunkach, które zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy wymagają etatu – wiąże się z dotkliwymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. W praktyce koszt przekwalifikowania często znacząco przewyższa oszczędności wynikające z pierwotnego wyboru tańszej formy współpracy.

1. Konsekwencje finansowe i rozliczeniowe

Uznanie, że strony łączył stosunek pracy, nakłada na firmę obowiązek uregulowania wszelkich świadczeń należnych pracownikowi wstecz:

• Zaległe składki ZUS wraz z odsetkami: Firma musi zapłacić wszystkie nieodprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne za cały okres trwania relacji. Szczególnie wysokie koszty generuje to w przypadku studentów, za których przy zleceniu nie płaci się wielu składek. Po przekwalifikowaniu stają się one obowiązkowe.
• Rozliczenie świadczeń pracowniczych: Firma musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystane urlopy, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatki za pracę w porze nocnej oraz wszelkie inne bonusy przewidziane w regulaminach dla pracowników etatowych.
• Roszczenia odszkodowawcze: Zatrudniony może domagać się odszkodowania przed sądem za pozbawienie go uprawnień pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy.

2. Sankcje prawne i kary grzywny

Kodeks pracy w dziale trzynastym wprost definiuje zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach stosunku pracy, jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

• Grzywna od PIP: Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu podlega karze grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
• Wyższa kara przy zadłużeniu: Jeżeli zatrudniona osoba figuruje w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, kara grzywny jest wyższa i wynosi od 1 500 zł do 45 000 zł.
• Nakazy inspektora: W konsekwencji kontroli Państwowa Inspekcja Pracy może wystąpić z wnioskiem o zmianę formy zatrudnienia, a w razie braku zgody pracodawcy – skierować sprawę do sądu.

3. Ryzyko wizerunkowe i operacyjne

• Efekt skali: Przekwalifikowanie umowy jednego pracownika często uruchamia lawinę roszczeń innych osób pracujących na podobnych zasadach.
• Kontrole łańcuchowe: Wątpliwości zgłoszone np. podczas kontroli ZUS (dotyczącej zasiłków czy urlopów macierzyńskich) mogą skutkować powiadomieniem PIP i przeprowadzeniem szczegółowego audytu wszystkich form zatrudnienia w firmie.
• Ustalenie stosunku pracy niezależnie od woli stron: Sąd pracy może ustalić istnienie stosunku pracy nawet wbrew woli obu stron, jeśli faktyczny sposób wykonywania zadań na to wskazuje.

Biorąc pod uwagę powyższe ryzyka, omawiany wcześniej art. 22 Kodeksu pracy staje się kluczowym narzędziem audytowym dla firmy i kluczowym punktem odniesienia przy ocenie zgodności form zatrudnienia z prawem pracy.

Co dalej?

W tym kontekście warto rozważyć przeprowadzenie audytu obowiązujących umów, w celu oceny ryzyka ich przekwalifikowania. Możemy pomóc Ci zrozumieć,  jakie zapisy i elementy współpracy kontrolerzy analizują podczas oceny zgodności z przepisami prawa pracy. Zapraszamy do kontaktu: mariola.sosin@hrquality.pl

Więcej na temat naszych usług z zakresu kadr i płac znajdziesz tutaj.

W kolejnym artykule omówimy, jakie działania praktyczne podjąć, by faktyczny model współpracy był zgodny z wymogami prawa pracy.