Od abstrakcji do Excela: Część 2 – Domykamy 6 %: dwa brakujące etaty, efekt zachęty i +15 275 zł miesięcznie w budżecie firmy
Efekt zachęty to brakujące ogniwo między samym obniżeniem wpłat na PFRON a regularnym dopłatami do wynagrodzeń. W pierwszej części cyklu opisaliśmy firmę produkcyjną zatrudniającą 407 osób, która – przyjmując 22,5 etatu pracowników z niepełnosprawnością – ograniczyła comiesięczny przelew do Funduszu o kilkadziesiąt tysięcy złotych. Dziś idziemy krok dalej: zatrudniamy jeszcze dwie osoby, przekraczamy próg 6 %, „zaliczamy” efekt zachęty i otwieramy nową rubrykę w budżecie – +15 275 zł dodatkowych środków co miesiąc. Sprawdźmy, skąd dokładnie biorą się te pieniądze i jak, krok po kroku, przejść procedurę WN-D.
Zanim policzymy złotówki: dlaczego warto „domknąć” 6 % i co to w ogóle jest efekt zachęty?
Dlaczego próg 6 % jest magiczny? Póki firma go nie osiągnie, PFRON traktuje ją raczej jak sponsora niż beneficjenta.
- Zatrudnienie osób z niepełnosprawnością (dalej: ON) obniża obowiązkową wpłatę (jak widzieliśmy w Kroku 1).
- Dopiero po przekroczeniu 6 % pracodawca zyskuje prawo do comiesięcznego dofinansowania wynagrodzeń swoich pracowników z ON.
Innymi słowy: jeżeli zatrzymamy się na 5,5 %, ciągle „oddajemy” do Funduszu ~7 tys. zł, a dopłaty w wysokości > 33 tys. zł pozostają zablokowane. Jedyną drogą do pełnego wykorzystania możliwości tego systemu jest więc domknięcie brakujących etatów.
Czym jest efekt zachęty i dlaczego PFRON o niego pyta?
Pomoc publiczna (taką właśnie są dopłaty płacowe) nie może finansować czegoś, co i tak byśmy zrobili. Efekt zachęty ma udowodnić, że:
- Zatrudnienie osoby z ON zwiększyło liczbę etatów w miesiącu rozpoczęcia pracy (tzw. metoda ilościowa), albo
- Osoba z ON zajęła wakat zwolniony w neutralny sposób, np. po odejściu pracownika z własnej woli (metoda jakościowa).
W naszym przykładzie wybieramy wersję ilościową – najprościej pokazać, że w miesiącu przyjęcia dwóch nowych osób zatrudnienie ogółem 409 etatów jest większe niż średnie 407 etatów z ostatnich 12 miesięcy. Jednorazowe spełnienie tego warunku „odblokowuje” dopłaty na całe dalsze lata zatrudnienia danej osoby.
Co zyska firma, domykając 6 %?
- Wyzeruje ostatnie 6 995 zł wpłaty na PFRON.
- Odblokuje pełną, naliczoną już pulę 33 412,50 zł dopłat — plus 8 280 zł extra za nowe etaty w stopniu znacznym (4 140 zł × 2).
- Łącznie przełoży to się na ~15 tys. zł dodatkowych środków miesięcznie i > 180 tys. zł rocznie, bez zwiększania liczby etatów ogółem o więcej niż dwie osoby.
Z takim kontekstem możemy przejść do konkretnych liczb Kroku 2 i pokazać, jak dokładnie wygląda procedura „dwóch ostatnich etatów” oraz wniosek WN-D.
Krok 2 : „Domykamy 6 %”
Zatrudniamy brakujące 2 FTE, wykazujemy efekt zachęty, wysyłamy WN-D
Decyzja: zatrudniamy dwie osoby z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności i schorzeniem szczególnym (kod 02-P), które wnoszą do zespołu cenne kompetencje, a dodatkowo każda z nich uprawnia firmę do 4 140 zł dopłaty.
Nowy stan zatrudnienia i nowa struktura naszej kalkulacji znajduje się w tabeli poniżej:
| Parametr | Przed (22,5 FTE ON) | Po (24,5 FTE ON) | Zmiana |
| Wskaźnik ON | 5,53 % | 6,02 % | +0,49 pp |
| Mies. wpłata na PFRON | 6 995 zł | 0 zł | –6 995 zł |
| Dopłata PFRON do płac | 33 412,50 zł | 41 692,50 zł | +8 280 zł |
| Efekt netto / m-c | — | +15 275 zł | (8 280 + 6 995) |
| Efekt netto / rok | — | ≈ 183 300 zł |
Jak udowodnić efekt zachęty (metoda ilościowa)
Efekt zachęty wykazuje się jednorazowo dla każdego nowego pracownika; PFRON nie sprawdza go co miesiąc. W SODiR warto od razu dołączyć zestawienie średniego zatrudnienia (12 m-cy) jako „twardy” dowód efektu zachęty – skraca to ewentualną weryfikację.
| Działanie | Przykład liczb |
| Obliczamy średnie zatrudnienie ogółem z 12 m-cy przed momentem zatrudnienia | 12 ostatnich miesięcy × 407 etatów ⇒ 407 FTE (średnio) |
| Sprawdzamy stan zatrudnienia w miesiącu startu dwóch nowych osób | 407 + 2 = 409 FTE |
| Sprawdzamy czy spełniliśmy warunek niezbędny by wykazać efekt zachęty metodą ilościową | 409 > 407 → spełniono |
Checklista: od umowy o pracę do przelewu dopłaty
| Termin | Co robi HR / kadry? |
| dzień 0 | Zawiera umowę o pracę, pobiera orzeczenie, wprowadza dane do SODiR |
| do 10. dnia m-ca | Wysyła dokumenty do ZUS, aktualizuje listę płac |
| 25. dzień m-ca następującego po wypłacie wynagrodzeń | Składa: WN-D – wniosek o dofinansowanie, INF-D-P – informację o wynagrodzeniach, ewentualnie INF-O-PP/PR |
| do ~30 dni od złożenia | Otrzymuje przelew dopłaty na rachunek firmowy |
Wniosek: zatrudnienie dwóch kolejnych osób z niepełnosprawnością zamienia firmowe oszczędności w pełnowartościowy strumień przychodu – ponad 15 tys. zł miesięcznie, a przy tym buduje wizerunek pracodawcy otwartego na różnorodność.
Co tak naprawdę kryje się pod “Efektem netto / m-c = +15 275 zł (8 280 + 6 995)”
To nie magiczna sztuczka księgowa, lecz zestawienie dwóch równoległych strumieni gotówki, które pojawiają się (albo przestają znikać) w chwili, gdy firma domknie próg 6 %.
| Składnik | Skąd się bierze? | Wpływ na rachunek zysków i strat |
| + 8 280 zł | Dwie nowo zatrudnione osoby w stopniu znacznym + „schorzenie szczególne” (02-P). PFRON przelewa 4 140 zł dopłaty do wynagrodzenia za każdą z nich. | Przychód operacyjny – środki wpływają na firmowe konto raz w miesiącu, obniżając realny koszt płac. |
| + 6 995 zł | Zniknięcie ostatniej wpłaty na PFRON po przekroczeniu 6 %. Dotąd firma wysyłała ten przelew co miesiąc, teraz zostaje on w firmie. | Koszt, który przestaje istnieć – poprawa marży bez zwiększania przychodów sprzedażowych. |
| = 15 275 zł | Suma obu efektów | Dodatkowe środki dostępne co miesiąc na podwyżki, inwestycje lub rezerwę. |
Innymi słowy, każdy kolejny miesiąc po „domknięciu 6 %” przynosi firmie 15 275 zł czystej korzyści gotówkowej. To równowartość:
- raty leasingu wózka widłowego o udźwigu 3 t, albo
- rocznego budżetu szkoleniowego dla 60 pracowników (przy 3 000 zł/os.), albo
- ⅔ kosztu rocznej subskrypcji prywatnej opieki medycznej dla całej załogi.
I wszystko to bez zwiększania sprzedaży choćby o złotówkę – wystarczyło zmienić strukturę zatrudnienia czyniąc ją bardziej inkluzywną i złożyć jeden wniosek WN-D.
Podsumowanie
Domknięcie 6 % to nie tylko brak przelewów do PFRON i dopłata do wynagrodzeń. To także: lepszy wynik ESG, mocny komunikat employer-brandingowy i sprawdzony proces inclusivity, który procentuje przy kolejnych rekrutacjach. A skoro dwie dodatkowe osoby mogą wygenerować ponad 180 tys. zł rocznie czystej korzyści – może warto przeliczyć własne arkusze Excela? Jeśli potrzebujesz wsparcia przy liczeniu średnich zatrudnień, dokumentacji efektu zachęty czy wypełnianiu WN-D – daj znać. Nasi specjaliści są gotowi, by pracować na Twój biznes.
Masz pytania? Nasi eksperci są gotowi pomóc!
Pobierz darmowy e-book i przekonaj się, jak łatwo możesz skorzystać z dofinansowania!
