Model współpracy a prawo pracy – jak dostosować faktyczne zasady współpracy do wymogów prawa?

Model współpracy a prawo pracy to temat, który wciąż ma istotne znaczenie dla pracodawców stosujących umowy cywilnoprawne.  Jak wskazywaliśmy w poprzednim artykule, zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, o istnieniu stosunku pracy decyduje faktyczny sposób wykonywania pracy, a nie nazwa zawartej umowy.

Dlatego w niniejszym artykule omawiamy te elementy współpracy, na które najczęściej zwracają uwagę instytucje kontrolne.

Podporządkowanie służbowe jako kluczowy element oceny

Przede wszystkim jednym z najistotniejszych kryteriów oceny modelu współpracy jest kwestia podporządkowania służbowego. To właśnie na ten element w pierwszej kolejności zwracają uwagę organy kontrolne.

Po pierwsze, charakter relacji cywilnoprawnej wyklucza wydawanie wiążących poleceń służbowych odnoszących się do bieżącego wykonywania pracy. Możliwe są natomiast ogólne ustalenia dotyczące zakresu zadań oraz oczekiwanego efektu współpracy.

Co istotne, wykonawca powinien zachować realną samodzielność w organizacji pracy i sposobie wykonywania czynności określonych w umowie. W związku z tym relacja przełożony-podwładny może wskazywać na istnienie stosunku pracy.

Czas wykonywania współpracy

Sposób określenia czasu wykonywania zadań ma istotne znaczenie przy ocenie modelu współpracy. Sztywne ramy czasowe często przemawiają za istnieniem stosunku pracy.

W praktyce w stosunku pracy rozliczenie opiera się na czasie świadczenia pracy, a bieżąca obecność oraz godziny wykonywania obowiązków podlegają kontroli pracodawcy.

W przypadku umów cywilnoprawnych analizie podlega przede wszystkim zakres powierzonych zadań lub rezultat współpracy, a stała kontrola czasu wykonywania czynności bywa kwestionowana przez organy kontrolne jako cecha relacji pracowniczej.

Miejsce wykonywania współpracy

Kolejnym elementem analizowanym przy ocenie modelu współpracy jest sposób określenia miejsca wykonywania zadań.

Na gruncie stosunku pracy miejsce wykonywania pracy jest co do zasady wyznaczane przez pracodawcę i wynika z organizacji pracy w zakładzie lub jego strukturach.

Z kolei przy umowach cywilnoprawnych analizie podlega zakres swobody wykonawcy w wyborze miejsca realizacji zlecenia. Stałe wykonywanie czynności w siedzibie firmy, zwłaszcza przy obowiązku codziennej obecności, bywa oceniane przez organy kontrolne jako cecha relacji pracowniczej.

Funkcjonowanie w strukturach organizacyjnych

Ważny  dla oceny modelu współpracy jest również sposób funkcjonowania wykonawcy w strukturach organizacyjnych firmy.

W ramach stosunku pracy pracownik jest włączony w strukturę organizacyjną pracodawcy, podlega regulaminom wewnętrznym oraz uczestniczy w pracy zespołu.

Podczas kontroli umów cywilnoprawnych analizie podlega stopień integracji wykonawcy z organizacją zleceniodawcy. Traktowanie wykonawcy jak integralnej części zespołu pracowniczego, w tym umieszczanie go w strukturach organizacyjnych lub objęcie regulacjami właściwymi dla pracowników, bywa oceniane przez organy kontrolne jako cecha relacji pracowniczej.

Podobnie objęcie wykonawców benefitami przysługującymi pracownikom etatowym może zostać uznane za element włączenia ich w struktury organizacyjne pracodawcy.

Zarządzanie kosztami i ryzykiem

Kolejnym obszarem oceny modelu współpracy jest sposób rozłożenia kosztów oraz odpowiedzialności finansowej stron.

W przypadku istnienia stosunku pracy obowiązek finansowania badań lekarskich, szkoleń BHP oraz innych świadczeń związanych z organizacją pracy spoczywa na pracodawcy i wynika wprost z przepisów prawa pracy.

Przy umowach cywilnoprawnych analizie podlega natomiast, kto faktycznie ponosi koszty związane z realizacją zlecenia. Finansowanie przez zleceniodawcę badań lekarskich lub szkoleń BHP, charakterystyczne dla relacji pracowniczej, bywa oceniane przez organy kontrolne jako element zbliżający współpracę do modelu etatowego.

Równie istotne jest zagadnienie odpowiedzialności finansowej i ryzyka gospodarczego. W relacjach cywilnoprawnych wykonawca ponosi odpowiedzialność za nienależyte wykonanie usługi, a jego wynagrodzenie może być powiązane z efektem realizacji zlecenia.

Regularna ocena modelu współpracy i znaczenie woli stron

Na zakończenie warto podkreślić znaczenie regularnej oceny zgodności zapisów umowy z faktycznym sposobem wykonywania współpracy.

W praktyce analizie podlega nie tylko treść dokumentów, ale również to, czy codzienna współpraca nie uległa zmianie i nie zaczęła nosić cech stosunku pracy.

Należy jednocześnie pamiętać, że oświadczenia stron dotyczące wyboru formy współpracy mają znaczenie pomocnicze. Nie przesądzają o charakterze relacji, jeżeli faktyczne warunki wykonywania zadań wskazują na podporządkowanie pracownicze.

Coistotne,zwykle oceniany jest całokształt współpracy, ale nawet pojedynczy element, taki jak obowiązek pracy w określonych godzinach, może zostać uznany za wystarczający do zakwestionowania cywilnoprawnego charakteru współpracy.

Spójność praktyki zamiast formalnych zabezpieczeń

Podsumowując, kluczowe znaczenie ma spójność pomiędzy zapisami umowy a rzeczywistym modelem współpracy. Sama dokumentacja nie zapewnia bezpieczeństwa prawnego, jeżeli codzienna praktyka odpowiada stosunkowi pracy scharakteryzowanemu w art. 22 Kodeksu pracy.

Świadoma i regularna ocena modeli współpracy pozwala wcześniej identyfikować obszary wymagające dostosowania do przepisów prawa pracy.

Audyt jako element świadomego zarządzania współpracą

Mając na uwadze powyższe, warto przeprowadzić okresową analizę obowiązujących form współpracy pod kątem ich zgodności z przepisami prawa.

Wspieramy pracodawców w identyfikacji elementów współpracy, które podlegają ocenie organów kontrolnych, oraz w ocenie ich zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi.

Zapraszamy do kontaktu: mariola.sosin@hrquality.pl